L’enregistrement des baux d’habitation : Région de Bruxelles-Capitale et Région Wallonne
L’enregistrement : une formalité nécessaire ?
L'enregistrement des baux d’habitation est une procédure légale cruciale pour assurer la transparence et la protection du preneur et du bailleur. Elle permet d’assurer que le bail ait une date certaine, soit opposable aux tiers, et permet de garantir le respect des droits et obligations des parties
Les exigences relatives à l'enregistrement varient selon les régions. Dans cet article, nous analysons les modifications apportées en Région de Bruxelles-Capitale et les différences avec la Région Wallonne.
Région de Bruxelles-Capitale : nouvelles règles introduites dans le Code du logement
De nouvelles règles en matière d’enregistrement des baux d’habitation pour le Région de Bruxelles-Capitale sont d’application depuis le 1er janvier 2025.
C’est l’ordonnance du 25 avril 2024 modifiant le Code bruxellois du Logement, ainsi que le Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe, qui vient organiser l’enregistrement régional des baux d’habitation.
Objectifs poursuivis
Deux grands objectifs sont poursuivis par cette réforme :
Régime d’enregistrement propre à la Région de Bruxelles-Capitale : l’enregistrement des baux d’habitation se fait désormais par le Service régional de l’enregistrement des baux et non plus par la plateforme fédérale
Attention : l’enregistrement des autres baux, comme le bail commercial, se fait toujours via la plateforme fédérale
Conformité aux règles sur la protection des données personnelles : la centralisation des informations sur les baux se fera dans la protection des données personnelles, tout en permettant leur utilisation en vue de mieux gérer certaines problématiques sociales comme la lutte contre les logements insalubres ou inoccupés.
Champ d’application
L’enregistrement via la plateforme Irisrent concerne tous les baux d’habitation de la Région de Bruxelles-Capitale qui ont été signés à partir du 1er janvier 2025.
Les baux signés avant cette date, mais non enregistrés via la plateforme fédérale MyRent, doivent désormais être enregistrés sur la plateforme Irisrent.
Obligation d’enregistrement et conséquences
L’enregistrement du contrat de bail est une obligation incombant au bailleur et est toujours gratuit. Elle doit être réalisée dans les deux mois de la signature du contrat.
Passé ce délai, et aussi longtemps que le contrat de bail n’est pas enregistré, ne seront pas appliqués :
les délais de congé (préavi)
les indemnités dues par le preneur au bailleur
les modalités de révision du loyer
L’enregistrement donne également au bail une date certaine et le rend opposable aux tiers. Ainsi, en cas de vente d’un bien mis en location, l’acquéreur sera tenu de respecter les modalités du bail ayant été enregistré.
Il est donc impératif de procéder à l’enregistrement d’un bail d’habitation.
Dans l’hypothèse d’un bailleur défaillant, le preneur peut procéder lui-même à l’enregistrement du bail. Il est possible de faire enregistrer le bail d’habitation par un tiers si le bailleur et le preneur ont besoin d’assistance.
Processus d’enregistrement
L’article 228/3 du Code bruxellois du logement précise dorénavant les modalités d’enregistrement d’un bail sur la plateforme Irisrent.
Etapes de l’enregistrement :
Dépôt d’un exemplaire du bail, ainsi que ses annexes (état des lieux d’entrée, mais aussi les avenants du bail)
Identification du bailleur
Identification du preneur
Identification du bien loué (type de bien, parcelle cadastrale et adresse)
Description du bien loué (superficie, nombre de chambres, existence de compteurs individuelles, PEB, …)
Eléments essentiels du contrat (date, durée, montant du loyer, loyer de référence, charges forfaitaires ou provisions, etc.)
Pour les personnes qui ne seraient pas en mesure d’enregistrer le bail par la plateforme Irisrent, elles pourront envoyer par voie postale (Place Saint-Lazare, 2 - B-1210 Bruxelles) au Service régional de l’enregistrement les documents suivants :
Un exemplaire signé par les deux parties du contrat de bail
Les annexes du contrat
Un formulaire établi par l’administration, pouvant être obtenu :
En ligne via le site www.irisrent@sprb.brussels
Par une demande e-mail à l’adresse irisrent@sprb.brussels
Par une demande téléphone au numéro 0800 40 400 ;
A l’accueil de Bruxelles Logement : Iris Tower, Place Saint-Lazare, 2 à 1035 Bruxelles
Une fois l’ensemble des informations propres au bail transmises, un accusé de réception sera envoyé à chacune des parties – à savoir le bailleur et le locataire – par courrier électronique.
L’accusé de réception permettra aux parties d’avoir accès aux documents et données enregistrées et de les corriger, si besoin.
Traitement des données
Comme indiqué précédemment, en organisant une centralisation des données relatives aux bien mis en location, le législateur bruxellois a souhaité que ces données puissent servir à des objectifs sociaux, comme la lutte contre les logements insalubres et la gestion des logements inoccupés.
Les données seront conservées pendant dix ans, ou cinquante ans si le contrat est toujours en vigueur.
L’article 228/2 du Code bruxellois du logement énumère les différents services qui pourront recueillir ces informations et dans quelles conditions.
Région wallonne : décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation
En Région Wallonne, c’est le décret du 15 mars 2018 qui régit les modalités d’enregistrement du bail d’habitation.
Contrairement à Bruxelles, la Région Wallonne n’a pas encore instauré de service régionalisé pour l’enregistrement des baux. L’enregistrement se fait donc via la plateforme fédérale du SPF FINANCES.
Champ d’application
L’obligation d’enregistrement porte sur l’ensemble des baux d’habitation de Région wallonne.
Obligation d’enregistrement et conséquences
Comme en Région de Bruxelles-Capitale, l’enregistrement d’un contrat de bail est une obligation, qui repose sur le bailleur. Le preneur a – quant à lui – la possibilité de l’enregistrer mais n’est pas obligé.
L’enregistrement se fait via la plateforme électronique fédérale MyRent, et est gratuit.
Attention : en cas d’enregistrement tardif occasionnant des frais supplémentaires, ces frais sont à charge du bailleur exclusivement.
Si toutefois, le bailleur n’a pas procédé à l’enregistrement du bail dans un délai de deux mois, le preneur devra adresser au bailleur une mise en demeure de l’enregistrer, soit par soit par envoi recommandé, soit par exploit d'huissier de justice, soit par remise entre les mains du (des) destinataire(s) ayant signé le double avec indication de la date de réception..
À défaut de réponse dans le mois de l’envoi du courrier, ne seront pas d’application :
le délai de congé (préavis)
l’indemnité à charge du preneur visée contractuellement ou en vertu du décret
Comme c’est le cas en Région de Bruxelles-Capitale, l’enregistrement d’un bail d’habitation lui donne une date certaine et le rend opposable aux tiers. Le preneur a donc également un intérêt à ce que le bail soit enregistré.
Enfin, la plateforme MyRent permet à d’autres personnes que le preneur et le bailleur d’enregistrer un bail.
Processus d’enregistrement
En Région Wallonne, l’enregistrement d’un bail se fait :
soit par courrier postale à adresser au SPF FINANCES
Les étapes sont reprises de manière très claire sur le site du SPF FINANCES.
